MANUAL
DE ORGANIZACIÓN
El
manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica
de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda
grandemente al proceso de organización. Constituye un complemento ideal de los
organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar
informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la
integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su
titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo
relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.
Aspectos
Positivos Del Uso De Manual De Organización
- Contribuye a formular y
crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de
hacer evaluaciones parciales o
totales.
- La descripción de los
puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el
conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.
- Los manuales de organización
suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades y
especifican la autoridad.
- Constituye un medio
eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros
directivos y empleados.
Aspectos
Negativos Del Uso De Manual De Organización
- La elaboración de un
manual de organización es costosa y requiere tiempo, en consecuencia, no
todas las empresas pueden tener ese instrumento.
- En virtud de que la
organización es dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye su
actualización; ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo, lo cual
resulta poco menos que imposible porque es muy arduo el proceso
burocrático requerido para cambiar un puesto, ponerlo al día,
oficializarlo y hacer efectivos esos cambios. Esto contribuye a aumentar
la estructura de costos de la empresa y a suscitar dificultades en el seno
de la organización.
- Cuando son
excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen efecto negativo sobre
el personal, que no llega a entender de manera clara sus funciones y
además se encuentra atado en perjuicio de su iniciativa; contrariamente,
pueden resultar muy esquemáticos y en consecuencia, no explicar
debidamente las funciones y las actividades; de igual manera es posible
que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza resulte
imposible describirlas.
Contenidos
Y Formas De Los Manuales De Organización
Los
manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los
puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa
de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los
manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura,
fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama
de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de
los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo,
describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de
tareas y labores.
En
los manuales de organización no se acostumbra describir todos los cargos de la
organización, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta el
nivel técnico auxiliar, que incluye unidades como divisiones y departamentos,
para el sector público; departamentos, secciones y divisiones para el sector
privado.
El
manual de organización se presenta en varias formas, una de ellas incluye un
organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando
sus funciones principales de cada una de ellas.
Esta
manera de describir un puesto es poco frecuente además presenta el
inconveniente de ser esquemático y escueto, aunque bastante gráfico. Para
preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso.
Otra
forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los
cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgánica que utiliza números
correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales de
dependencia, así se sabe cual unidad es subalterna a otra.
Otros
manuales describen por escrito la situación de dependencia jerárquica de cada
unidad, detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para describir
el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el gerente
general.
MANUAL. Es un documento elaborado
sistemáticamente que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de
un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas ya sea
conjunta o separadamente.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Es un documento oficial
cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como
las tareas especificas y la auditoria asignada a cada miembro del organismo.
Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación, que facilitan el cumplimiento de las funciones y
la asignación adecuada del recurso humano con la finalidad de lograr los objetivos que trata de alcanzar un determinado organismo
social.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Son aquellos instrumentos
de información en los que se consignan, en forma metódica,
los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las
funciones de una unidad administrativa.
Los
manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el
quehacer institucional, están considerados como elementos básicos para
coordinación, dirección y control administrativo, y que facilitan la
adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.
El
primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar.
Para ello, hay que contestar las siguientes preguntas:
¿Cual
es el objetivo del organismo al crear este manual? puede ser que la dirección está
en vías de introducir un nuevo sistema de organización. O por otro lado, su propósito
puede ser asegurarse de que todos los gerentes de área y jefes de departamento
conozcan adecuadamente la estructura organizacional.
¿Qué
beneficios proporcionara el manual a los usuarios?
Es
probable que el manual permita a los usuarios comprender un nuevo sistema de
organización con rapidez y facilidad, o que sirva de base como fuente de consulta
inmediata como dudas del personal.
¿Qué
espero yo (o mi departamento) lograr con este manual?
Además
de alcanzar los objetivos del organismo, el manual debe ayudar también a su
departamento. Si se cuenta con un manual de organización es para contar con una
herramienta de planeación organizacional.
Una
vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por escrito. Esto
ayudara al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar que se comporte de una
manera específica.
PROCESO DE ELABORACIÓN
A) RECOPILACIÓN DE
INFORMACIÓN
Ya incluida la planeación, estaremos preparados para comenzar la recopilación y
organización de toda la información Métodos para recopilación de datos: Investigación documental Observación Cuestionario Entrevista
B) PROCESAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
Una vez recopilados los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lógica
mediante el desarrollo de un esquema de trabajo "proyecto de manual”.
C) REDACCIÓN Definir la materia de que se trata. ¿ De qué va a tratar el
manual ? ( de políticas de procedimiento, de organización , etc.) además hay
que tomar en cuenta a que personas estarán dirigidos los manuales, con el
propósito de que el lenguaje utilizado en los mismos resulte claro,
sencillo, preciso y comprensible, es necesario también tener en cuenta los
objetivos del manual.
D) FORMATOS Y COMPOSICION Es necesario analizar con
todo el formato con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello dependerá
en gran medida la facilidad de lectura, consulta, estudio y conservación, además de
permitir hacer referencias rápidas y precisas, e inspirar confianza por su
apariencia y orden.
E) REVISIÓN Y APROBACIÓN *LA REVISIÓN. El analista de
sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que
se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con
frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones
deben hacerse con tacto y diplomacia.*LA APROBACIÓN. Posteriormente a la
revisión del proyecto del manual deberá someterse a la aprobación de las
autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la producción del mismo y posteriormente su distribución.
F) DISTRIBUCIÓN Y CONTROL Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distribuir
innecesariamente. Cuando se utilizan adecuadamente los manuales, puede lograrse
un importante ahorro de costos mediante una distribución reducida.
G) REVISIÓN Y ACTUALIZACION*REVISIONES PERIÓDICAS.
La utilidad de los manuales administrativos radica en la
veracidad de la información que contienen, por lo que se recomienda mantenerlos
permanente actualizados por medio de revisiones periódicas.
ORGANIGRAMA: conocidos también como
gráficas de organización o cartas de organización. Los organigramas son
representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que
muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las
obligaciones y la autoridad.
La
efectividad de un organigrama, para una organización, se fundamenta en la
condición de reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus
verdaderas implicaciones y relaciones; además, sus estratos jerárquicos.
Pero
tal propósito no resulta fácil, porque el organigrama es una figura plástica
que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera organización. En
consecuencia, no está exento de interpretaciones erróneas. Los colores se usan
en la pintura para dar movimiento, vida y sentido a las cosas y a los hechos;
pero los organigramas no pueden utilizar esos medios, por las limitaciones que
les imponen las normas y condiciones que rigen su funcionamiento y elaboración.
FINALIDAD
DEL ORGANIGRAMA
Representa
las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo,
especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por
área de responsabilidad o función.
Muestra una representación de la división de
trabajo, indicando:
Los cargos existentes en la compañía.
Como estos cargos se agrupan en unidades
administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos.
(MARCANO, Ángel. El organigrama y la organización.)
FUNCIONES
DEL ORGANIGRAMA
- Para la ciencia de la administración:
Sirve
de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa
al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.
- Para el área de organización y sistema:
Sirve
para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a
través de los manuales de organización.
- Para el área de administración de personal:
El
analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de
descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación,
seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
Y
en forma general sirve para:
- Descubrir y eliminar
defectos o fallas de organización.
- Comunicar la estructura
organizativa.
- Reflejar los cambios
organizativos.
Técnicas:
1.
Las casillas deben ser rectangulares. Las líneas de mando deben caer
siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las
órdenes del anterior. Al construir un organigrama se debe tener presente: Las líneas de nivel son siempre
horizontales.
2.
Delimitar con precisión las unidades o Dependencias. Señalar de forma
más completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las
Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo
completamente al pie del gráfico. Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer
verticalmente. Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es
horizontal. Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.
Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:Las unidades que no tiene
claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel
especial o señalarse particularmente al pie del organigrama. Ningún organigrama
debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente. Signos
convencionales más usados: Los organigramas deben ser orgánicos, articulados,
simétricos, uniformes y armoniosos. Cuando el número de unidades de un mismo
nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden
presentarse verticalmente. Los organigramas son
la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que
refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus
niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría [1].
Tipos de Organigramas:
- POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide
en dos tipos de organigramas:
o Generales: Contienen información representativa de una
organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y
características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de
dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen
hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].
Ejemplo:
Ejemplo:
o Específicos: Muestran en forma
particular la estructura de un área de la organización [2].
Ejemplo:
Ejemplo:
- POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide
en tres tipos de organigramas:
o Integrales: Son representaciones
gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas
generales e integrales son equivalentes [2].
Ejemplo:
Ejemplo:
o Funcionales: Incluyen las principales
funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.
Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organización en forma general [2].Ejemplo:
- POR SU PRESENTACIÓN O
DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos
de organigramas:
- Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba
abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los
diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más
generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de
organización recomiendan su empleo [2].
- Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a
derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones
entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
- Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza
combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con
un gran número de unidades en la base.
- De Bloque: Son una variante de los verticales y
tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en
espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los últimos niveles jerárquicos .
- Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad
organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de
círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y
el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de
jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre
un mismo círculo, y las elaciones jerárquicas están indicadas por las
líneas que unen las figuras .
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