CONCEPTOS DE VARIOS AUTORES
FAYOL Afirma que la Toma de Decisiones también hace parte de las funciones de la
organización. Señaló cómo las funciones del administrador la prevención,
organización, coordinación y control, que expresado en términos más actuales no
es otra cosa que la planeación, organización, dirección y
Control.
KOONTZ O’DONNELL Junto a Terry apoyan a Fayol al decir que la previsión es
la base de la planeación. Considera la planeación como: “una función
administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los
objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de una empresa”.
AGUSTIN REYES PONCE Consiste en fijar el curso concreto de acción que
ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.
RUSELL ACKOFF la planeación es: “...un proceso de toma de decisiones,
pero es igualmente claro que la toma de decisiones no siempre equivale a la
planeación”. Afirma sobre el significado de la planeación, sostiene que “El no
hacerlo bien no es un pecado, pero el no hacerlo lo mejor posible, sí lo es”.
GUZMÁN VALDIVIA Define la planeación así: “actividad sistémica apoyada en
datos objetivos en posibilidades reales, en estudios técnicos para que la
previsión sirva de fundamento sólido a las políticas y programas y estos sean a
su vez instrumentos eficaces y de verdadera utilidad”.
IDALBERTO CHIAVENATO Describe a la planeación como: “la función
administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben
alcanzarse. La considera como la primera función administrativa, pues ella es
la base para que se den las demás. La planeación comienza con una definición de
los planes con los que se pretenden llevar a cabo.
GEORGE TERRY “Planeación es la selección y relación de hechos, así como
la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro, es la visualización y
formulación de las actividades que se cree sean necesarias para alcanzar los
resultados deseados”. La planeación forma la base de la cual se levantan todas
las futuras acciones administrativas, y el gerente que sabe y se cerciora de cuáles
objetivos establecer y qué pasos dar para lograr resultados, está seguro de
obtener mayores satisfacciones que si operan que si operan sobre una base de
día a día.
NACIONES UNIDAS Comentan que la planeación es un proceso de elección y
selección entre cursos alternativos de acción, con vistas a la asignación de
recursos escasos, con el fin de obtener objetivos específicos sobre la base de
un diagnostico preliminar que cubra todos los factores relevantes que puedan ser
identificados.
LA ASOCIACION AMERICANA DE ADMINISTRADORES Plantea que la planeación consiste en obtener qué
se debe hacer, cómo se debe hacer, qué acción debe tomarse, quién es el
responsable de ella, entre otros factores.
EZEQUIEL ANDER – EGG DE YERHEZKELDROR Planificar es el proceso de preparar un conjunto de
decisiones para la acción futura, dirigida al logro de objetivos por medio
preferibles. Es un proceso, una actividad continua que no termina con la
formulación de un plan sino que implica reajuste permanente entre medio y
fines.
ELEMENTOS BÁSICOS EN LA PLANEACIÓN
Los conceptos básicos de la planeación, surgen de
las definiciones que se han presentado hasta ahora:
• OBJETIVOS: Es el punto de partida de la planeación. Saber a dónde se pretende
llegar, para saber en qué forma puede llegarse hasta allá.
• PLAN: Es un curso anticipado de acción que se realiza con el fin de alcanzar
unos objetivos.
• TOMA DECISIONES: en la medida en que se debe seleccionar entre diversos
cursos de acción futuros, es decir, decidir lo que va a hacerse y como se va a
realizar antes de que se necesite actuar.
• PREVISIÓN: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas encontrar los
factores que puedan influir favorable o desfavorablemente en el mismo futuro,
sobre la marcha de la empresa.
FUNCIONES GENERALES
• ADAPTATIVAS: debe ser adaptable para efectuar ajustes mayores a condiciones
del medio ambiente, por ejemplo el de crear nuevos mercados, productos,
programas, etc.
• DE RELACIONES CON EL MEDIO AMBIENTE: para mantener y/o mejorar las relaciones en grupos
y/o sectores del medio ambiente y asegurar el flujo de recursos.
• DE EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA: para mejorar y optimizar la distribución y el uso
de los recursos organizacionales
• MANTENIMIENTO Y/O DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO: para mantener y/o mejorar el compromiso, el
desempeño moral, y satisfacción de los miembros de la organización
• MEJORA DE LA TOMA DE DECISIONES: para mejoras las estructuras de actualidad,
responsabilidad, participación y toma de decisiones
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD La planeación debe comprender suficiente cantidad
de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que
al desarrollar el plan sea suficiente.
• PRINCIPIO DE RACIONALIDAD Todos y cada uno de los planes deben estar
fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y
también los recursos necesarios para lograrlos.
• PRINCIPIO DEL COMPROMISO El tiempo es un factor de crucial importancia
cuando se está definiendo un plan, por eso debe determinarse con mucha
precisión, sin que ello indique que en las empresas haya un tiempo estándar
para planear.
• PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN Cuando un plan se basa en estudios y experiencias
anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al máximo sus
errores. Con este principio se despeja la proyección hacia el futuro.
• PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y
no ser estructuras rígidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio
respondiendo a imprevistos y circunstancias de carácter exógeno que puedan
presentarse.
• PRINCIPIO DE CONTINUIDAD Los planes deben formularse teniendo en cuenta el
anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. Esto
debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organización.
• PRINCIPIO DE PRECISIÓN Los planes que se realicen deben ser precisos,
carentes de afirmaciones vagas, inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que
van a regir acciones específicas, concretas y definidas.
• PRINCIPIO DE UNIDAD Los componentes de un plan deben ser independientes
entre ellos encaminados a un mismo fin. Los planes deben considerarse
jerárquicamente hasta formar uno solo.
• PRINCIPIO DE FACTOR LIMITANTE En la planeación se hace necesario que los
administradores sean lo
Suficientemente habilitados para detectar los
factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos
perseguidos por la empresa.
• PRINCIPIO DE INHERENCIA La programación es necesaria en cualquier
organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar
la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o
inmediatas.
PASOS EN LA PLANEACIÓN
1 CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES No es estrictamente parte del proceso de
planeación, advertir una oportunidad, es el punto inicial real de la
planeación, “Se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz
de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se desea reducir la
incertidumbre y saber cuales son las expectativas de ganancias. La fijación de
objetivos realista depende de este conocimiento, la planeación exige un
diagnóstico realista de la situación de las oportunidades”.
2 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Consiste en establecer objetivos para la empresa en
general y luego para cada área de esta, realizando lo anterior para el corto y
largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados, señalan los pasos
a seguir así como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias,
políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que se
cuenta.
3 CONSIDERACIÓN O DESARROLLO DE PREMISAS son suposiciones sobre el ambiente en el que el
plan ha de ejecutarse, de hecho el principio básico de las premisas de
planeación es “cuanto mayor sea el número de personas encargadas de la
planeación que entiendan y estén de acuerdo en utilizar las premisas
congruentes del proceso, tanto más coordinada será la planeación de la empresa”
Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas críticas de planeación,
éstas son: pronósticos, políticas aplicables básicas y planes existentes en la
compañía. Son supuestos a cerca del medio ambiente en el que debe ejecutarse el
plan.
4 DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN Consiste en buscar y examinar cursos alternativos
de acción, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas
ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la mejor. El
problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir su número para
analizar las más prometedoras.
5 EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN Después de buscar los cursos alternativos y
examinar sus fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante
una comparación entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran
cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se
deben analizar, en este paso de la planeación la investigación de operaciones y
las técnicas matemáticas y de computación tienen su principal aplicación en la administración.
6 SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN En este paso se adopta el plan de punto real de la
toma de decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios
cursos en lugar del mejor.
7 FORMACIÓN DE PLANES DERIVADOS Se aconseja este séptimo paso ya que muchas veces
cuando se toma una decisión, la planeación está completa, por tal motivo se
necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.
8 EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO
En este paso se le da significado a
la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresión
numérica convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos globales de una
empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las utilidades,
presupuestos de las principales partidas del balance general (efectivo y gastos
de capital).
PASOS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN
a) Formalización de objetivos organizacionales: Para que empiece la planeación es indispensable que
los objetivos estén planteados claramente, puesto que la planeación se centra
en la forma en que el sistema administrativo puede alcanzar esos objetivos.
b) Listado de diferentes alternativas para alcanzar
los objetivos: Al tener los objetivos
claros, los administradores deben hacer la lista de todas las alternativas que
estén disponibles para alcanzar esos objetivos.
c) Desarrollo de las premisas en las cuales se basa
cada alternativa: La posibilidad de usar
alternativas para alcanzar los objetivos organizacionales se determina por las
premisas o suposiciones en las cuales se basa la alternativa.
d) Elección de la mejor alternativa para el logro
de los objetivos: El administrador en el
proceso de evaluación de las alternativas y premisas en las cuales se basan las
alternativas, se encontrara frecuentemente que algunas de ellas están
equivocadas, lo que va ha llevar a los administradores a determinar cual
alternativa es la mejor para alcanzar el logro de los objetivos
organizacionales.
e) Desarrollo de planes para consecución de la
alternativa elegida: Después de que la
alternativa ha sido escogida, el administrador empieza ha desarrollar sus
planes en la realidad formulando los planes estratégicos (largo plazo) y los
planes tácticos (corto plazo).
f) Puesta en marcha de los planes: Una vez los planes ya han sido desarrollados, se
encuentran listos para ser puestos en marcha. Estos planes deben proporcionar a
la organización instrucciones para las actividades a corto y largo plazo.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar qué medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organización.
DIRECCIÓN
Organización
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar qué medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organización.
Agustín Reyes Ponce
Organización es la
estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles
y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.
Eugenio Sixto Velasco, Organizar
es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos
creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas
unidades deben existir.
Isaac Guzmán Valdivia, Organización
es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una
empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los
elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la
propia empresa persigue.
Joseph L. Massie, La estructura
y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las
tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades
hacia objetivos comunes.
Harold Koontz y Cyril O’Donnell,
Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos
objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad
necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como
vertical toda la estructura de la empresa.
Lyndall Urwick, Disposición y
correlación de las actividades de una empresa.
Mario Sverdlik, Proceso de
estructurar o arreglar las partes de una empresa.
Elementos del concepto de Organización
Estructura. La organización implica el
establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo
social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones,
jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos
Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y
recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el
trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones
a fin de promover la especialización.
Jerarquía. La organización, como
estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad
dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los
objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos
para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Así, podemos decir que la
organización es el establecimiento de una estructura donde habrá de operar un
grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de
actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los
recursos y simplificar las funciones del grupo social.
Importancia de la Organización
Es de carácter continuo
(expansión, contracción, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor
manera de alanzar los objetivos. Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. Evita
lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
delimitar funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los
objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.
Principios de la Organización
1. Del objetivo
Este principio se refiere a que
todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas
con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia
de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos
y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a
lograr los objetivos.
2. Especialización
Este principio afirma que el
trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo más fácilmente
si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras
más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su
eficiencia y destreza.
3. Jerarquía Este principio se refiere a la
necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación
necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización
es una jerarquía.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder
el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino
se le otorga la autoridad para poder realizarlo;
y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre
determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.
5. Unidad de mando
Este principio establece que al
determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse
un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un superior porque
si el empleado recibe órdenes de más de un solo jefe, esto solo le ocasionara
confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
6. Difusión Este principio nos dice que las
obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben
publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la
empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra
parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control Debe haber
un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un
ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia.
Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de
cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no esté sobrecargado y
pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia.
8. De la Coordinación Siempre
deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El
administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones
9. Continuidad La empresa debe mantenerse,
mejorarse y ajustarse constantemente.
Etapas de la Organización
·
División del trabajo
Es la separación y delimitación
de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión,
eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento del trabajo.
·
Jerarquización: se refiere
a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia.
·
Departamentalización: es la
división o agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades especificas con base
en su similitud.
DIRECCIÓN
En esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia
del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta
positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la
motivación. La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de
la motivación, la comunicación y la supervisión son la tarea de la dirección.
Conceptos
Burt K. Scanlan Consiste en
coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la
organización. Leonard J. Kazmie La
guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organización. Robert B.
Buchele Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de
la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización
(mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. Joel J. Lerner y H.A. Baker Consiste en
dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los
subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la
motivación y la supervisión.
Importancia de la dirección
-Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la
planeación y la organización. - A través de ella se logran las formas de
conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional -La
dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad. -Su calidad se refleja en el logro de
los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de
los sistemas de control. -A través de ella se establece la comunicación
necesaria para que la organización funcione.
Principios de la Dirección
1. De la armonía del objetivo la dirección será eficiente en
tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa- 2.
Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen
como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. 3. De la
supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar
el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal
manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. De la vía jerárquica:
Postula la importancia de respetar los canales de información establecidos por
la organización formal , de tal manera que al emitirse una orden sea
transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con el fin de
evitar conflictos. 5. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de
resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir
del momento en que aparezcan. 6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es
un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la
organización, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas
estrategias y emprender diversas alternativas.
Etapas de Dirección
Toma de decisiones Una decisión es la
elección de un curso de acción entre varias alternativas y la responsabilidad
más importante del administrador es la toma de decisiones.
Aplicar la decisión. Es poner en práctica
la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo
de la misma. El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los
programas necesarios para la implantación de la decisión.
Integración
El administrador elige y se allega, de los recursos necesarios
para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los
planes. Comprende recursos materiales así como humanos, estos últimos, son los
más importantes para su ejecución. Sus reglas son, que debe estar el hombre
adecuado en el puesto adecuado, toda persona debe tener la provisión de los
elementos adecuados para realizar sus funciones, el proceso de inducción debe
ser adecuado.
Motivación
La motivación no es un concepto sencillo, surge de diversos
impulsos, deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas. Los administradores
motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la
organización a contribuir. La cadena de necesidad-deseo-satisfacción en cierta
forma se ha simplificado de manera exagerada. Ciertamente con frecuencia los
motivos son opuestos.
Comunicación
La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y
recibe información en un grupo social. La comunicación en una empresa comprende
múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas
informales hasta los sistemas de información mas complicados. Para poner en
marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces; cualquier
información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el
rendimiento del grupo.
Supervisión
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de
tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica por
lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en
mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el
personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y
los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles
jerárquicos.
Liderazgo
Es la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas
para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del
grupo.
Componentes del liderazgo:
-Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo
responsable. -Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes
fuerzas de motivación en distintos momentos. -Capacidad para inspirar. -Capacidad
para actuar de forma tal que desarrolle un ambiente que conduzca a responder a
las motivaciones y fomentarlas. -Delegación: Es en la delegación donde se
manifiesta claramente la esencia de la dirección t el ejercicio de la
autoridad, ya que si administrar es hacer a través de otros, la delegación es
la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.
Delegación
Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de
la dirección t el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es hacer a
través de otros, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad
para actuar.
Sus ventajas, son que permite al directivo dedicarse a las
actividades de mas importancia, comparte responsabilidad, capacita a sus
subordinados.
Mando
El ejercicio del mando asume dos formas, las ordenes, que son el
ejercicio de autoridad a través de la cual un supervisor transmite a un
subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada y las
instrucciones, son las normas que habrán de observarse en situaciones de
carácter repetitivo, los medio más convenientes de transmitirlas son circulares
o instructivos.
CONTROL
El control es una etapa primordial en la administración, pues,
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en
el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.
Concepto
Burt K. Scanlan El control tiene como
objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos. Robert
Eckles, Ronald
Carmichael y Bernard Sarchet Es la regulación de las actividades, de conformidad
con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. George R. Terry El proceso para determinar lo que se está llevando
a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Henry Fayol Consiste en verificar si
todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas
y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y
errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Elementos del concepto
Relación con lo planeado. El control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación.
Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar
los resultados.
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al
control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever
y corregir los errores.
Importancia del Control
-Establece medidas para corregir las actividades, para que se
alcancen los planes exitosamente. -Se aplica a todo: a las cosas, a las
personas y a los actos. -Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe
proporcionársele el grado de control correspondiente. 2. De los objetivos. Se
refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un
medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 3. De la oportunidad. El
control para que sea eficaz , necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de
que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación. 4. De las desviaciones. Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las
originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro. 5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las
ventajas reales que este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a
las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo. 7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo
debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control.
Una persona o la función que realiza el control no deben estar involucradas con
la actividad a controlar.
Etapas del Control
Establecimiento de
estándares Un
estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares
representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos
definidos de la organización.
Implantación de un sistema de control Antes de establecer un
sistema de control se requiere:
-Contar con objetivos y estándares que sean estables. -Que el
personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles. -Que los
resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los
objetivos. -Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no
sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos.
