II CORTE UNIDAD I INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

DEFINICION DE ADMINISTRACION DE VARIOS AUTORES

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos. Se plantea entonces la definición de administración...

El Dr. George R. Terry define administración como: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”.

Koontz y O’Donnell nos da la siguiente definición de administración: “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.

V. Clushkov: "Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente". 

E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado". 

J. D. Mooney: "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado". 

Peterson and Plowman: "Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular". 

F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa". 

Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la moderna Administración), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar".

F. Morstein Marx la concibe como: "Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito". 

 

Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.

Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

LA  ADMINISTRACION  “Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados”.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuación:

1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:
• Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros [4]. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
• Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones [2].
• Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración [5].
• Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas [5].
2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de información.
3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la organización y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos establecidos.
4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.
5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Para que exista un sentido de satisfacción debe existir un objetivo, lo que da un propósito al esfuerzo; además el objetivo debe tener un significado y valor; así que la definición de objetivo es: “Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere de un campo de acción definido y que sugiera la orientación para los esfuerzos de un dirigente”, en esta definición hay cuatro elementos que son:

1. Meta

2. Campo de acción

3. Definición de la Acción

4. Orientación

Séneca afirmó... “Si el hombre no sabe a cuál puerto se dirige, ningún viento le es favorable.”

Los Objetivos son importantes para llegar a los resultados deseados; la falta de objetivos hace que la administración sea innecesariamente difícil, si es que se puede hablar en rigor de administración; así que, los objetivos básicos son un prerrequisito para determinar cualquier curso de acción y deben ser definidos con claridad para que los comprendan todos los miembros de la empresa.

Albert Einstein dijo... "Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo."

A la administración por objetivos también se le llama Administración de Resultados, y administración de metas, estimula la toma de decisiones, aumenta la productividad y mejora la eficiencia administrativa, los resultados  determinan el éxito del administrador en el análisis final de la empresa.

La clasificación de objetivos en una empresa puede ser la siguiente:

1. Obtener Utilidades (Económicos)

2. Proporcionar buenos productos o servicios

3. Mantener a la cabeza de los competidores

4. Bienestar de los empleados (Sociales)

5. Ser eficiente

6. Progresar

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

No sería suficiente con decir que sin una buena administración ninguna organización tendrá éxito; por lo cual mencionaremos algunos hechos para mencionar su importancia:

1. La administración no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.

2. Donde exista un organismo social allí estará presente la administración.

3. No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicación, si lo todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario para dirigir las actividades, o sea que la administración es importante para alcanzar objetivos de la organización.

4. En las grandes empresas la administración científica o técnica es esencial ya que no podrían existir sin una buena administración.

5. La administración es un proceso universal ya que no solo se da en los países capitalistas, sino que también en los países socialistas o de cualquier tipo que sean, la administración es importante tanto en las pequeñas como en las grandes empresas.

6. Otro hecho importante es que por medio de la administración se puede elevar la productividad y los niveles de vida en los países en vías de desarrollo.

7. La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.

8. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad.

Edison dijo... “Dos personas unidas en una tarea común han de hacer mucho más que duplicar las energías.”

Concluiremos diciendo que la administración es importante por que se aplica en cualquier tipo de organización con deseos de aumentar su productividad y el éxito, dependiendo para esto del elemento humano y material.

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION

Dentro de las características de la administración tenemos las siguientes:

1. Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

2. Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas.

3. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

4. Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo". Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

5. Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

6. Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.

7. Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.

También podríamos mencionar otras características como:

a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio ambiente.

b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros.

c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de áreas, etc.

d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.

e) La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.

f) Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el administrador y el propietario no son necesariamente la misma persona.

LOS ONCE MANDAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SIGLO XXI (Matthew Kiernan)

La tendencia de los negocios para el tercer milenio es la valoración del capital intelectual.  Si los gerentes se prepararan  para administrar y potenciar el capital intelectual al menos de la misma manera como se preparan para administrar las finanzas o la producción de sus firmas, sus compañías estarían mejor situadas y las personas que hacen parte de ellas trabajarían con más corazón por ser los mejores. Básicamente los 11 mandamientos de Kiernan hacen referencia a la potenciación del capital intelectual,

A continuación hacemos referencia a ellos:

1. No juegues de acuerdo con las reglas de competencia dominantes de tu empresa: Inventa las tuyas y haz que otros sigan tus pasos.

2. ¡Innovar o Morir!: Desarrolla estrategias y mecanismos conscientes para promover  innovaciones, realiza ejercicios de creatividad en toda la empresa.

3. Vuelve a examinar tu empresa para encontrar activos estratégicos escondidos, luego impúlsalos lo más que puedas: Quieres ser parte de una empresa excepcional, fíjate en todos tus colaboradores y en todos los procesos, seguro hallarás potencial de valor que podrás aprovechar y apalancar.

4. Desarrolla la inclinación por la velocidad y la acción de tu empresa: El análisis y la reflexión son muy buenas, pero no llegarás a ningún lado sin llevar los planes a la práctica, más vale que seas rápido antes que otros se te adelanten. Mejor dicho, no camines, corre y si puedes cómprate una moto porque tu competencia se mueve más rápido de lo que imaginas.

5. Debes ser proactivo y experimental: tienes una iniciativa en mente pero no sabes cómo decirlo en la junta directiva por miedo al rechazo.  Inténtalo y si dan vía a tu idea llévala a cabo, la prueba y el error valen.

6. Rompe barreras: Las compañías "virtuales" del siglo XXI están desmantelando las barreras internas que con tanta frecuencia separan gente, departamentos y disciplinas.  Sal de lo convencional, empodera a tus colaboradores, dales autonomía y capacidad de decisión, cambia horarios, formas de compensación y de capacitación, etc.

7. Emplea  toda tu gente y todas sus capacidades, todo el tiempo: Empodera a tus colaboradores, dales autonomía y capacidad de decisión, si tu los contrataste es porque son los mejores cree en ellos.

8. Globaliza tanto tu perspectiva como las bases de tu conocimiento:

Los mercados de mayor crecimiento en el mundo no sólo están fuera de Estados Unidos, también están fuera de los países de la OECD.  Conviértete en un dirigente global, sí así como suena, las economías emergentes tienen crecimientos muy rápidos que puedes aprovechar. 

9. Admite que la revolución eco industrial está sobre nosotros: Los resultados financieros no son lo único que cuenta, debes pensar en tus hijos y nietos, los lazos entre economía y medio ambiente son más estrechos día a día.

10. Has del aprendizaje organizacional una religión de tu empresa: Si tienes la posibilidad de conocerte, aprender rápido y atacar, basado en dicho conocimiento, las debilidades de tu empresa, tendrás una ventaja sobre tus competidores.  Si el aprendizaje lo conviertes en oportunidades, nuevos productos, servicios y tecnologías antes que tu competencia, serás líder.

Desarrolla herramientas estratégicas para medir tu desempeño: No basta con mediciones estáticas de las finanzas o el desempeño de mercados, debes detectar los factores dinámicos que afectan la producción, las finanzas, el mercado y en general, el entorno de tu empresa.

 LA NATURALEZA ADMINISTRATIVA. 
  
La administración cumple con un requisito dentro del marco de la sociedad, el de lograr un bienestar, por ello se debe tener especial cuidado en el manejo que se le da a esta ciencia, algunos autores afirman que la administración no está dentro del marco de las ciencias, otros afirman que sí, por ello debemos definir y determinar el origen natural de esta rama del conocimiento y además definir claramente sus partes. 

Harold Koontz y Heinz Weihrich afirman que “la administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos…” (Administración: una perspectiva global, Pg. 6) en esta definición se ingresa a un dilema, ¿la administración es en realidad un proceso? o será ¿una ciencia con procesos? Además no clarifica el concepto de organización, porque se puede afirmar claramente que la persona (individual) se auto-administra, en el sentido de que él posee un ingreso, unos gastos, tiene unas metas y objetivos definidos, además de crear estrategias para su bienestar, controla de forma sistemática su vida (por medio de la madures), y se integra de forma interna y externa como un sistema abierto, al igual que lo realiza una empresa, una industria o un país. 

Ahora bien, la administración cumple con la propia realización de sistemas, los cuales implican a su ves procesos para el cumplimiento de metas y objetivos, de esta forma se puede afirmar que los procesos son parte del estudio de la administración, pero que de fondo la administración estudia el comportamiento de esos procesos para mejorarlos y lograr su fin general, el del bienestar, y sus fines particulares como el lucro. 

Así podemos ver que las organizaciones son en si una persona o grupo de personas que trabajan interdisciplinarmente, para el logro de unos objetivos, ya sean generales o comunes y particulares. 

Teniendo en cuenta esta definición se cree que estas organizaciones y sus procesos son sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, dentro de su marco más general, es decir, que son sistemas cuyas partes de INPUTS, PROCESOS y OUTPUTS, son característicos de los seres humanos. 

Así observamos que la naturaleza administrativa o de la administración está basada en el ser humano y su comportamiento frente a estos sistemas racionales, por esto mismo definimos a la administración como la ciencia social que se encarga del estudio del comportamiento, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer y mantener sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, con el fin de lograr el máximo de bienestar para la humanidad. 

Para Carlos Martínez Fajardo (2002), la palabra administración se originó en el término ministrare, del latín clásico, que significaba “servir un encargo”, se refería al trabajo delegado a un capataz. Administratio se institucionalizó jurídicamente durante la Edad Media como la actividad responsable de “cuidar el manejo de”. De este vocablo se derivaron ministere, miniterialis, ministro. Administrare, adminitrator, ministro, administratio se refirieron a la actividad del asistente, del consejero auxiliar; posteriormente significó la actividad de gobernar, gestionar, dirigir manejar, controlar bienes, servicios, provincias, acciones de guerra, negocios.

En esto coincide con Omar Aktouf (1998), quien comenta igualmente que la raíz de los términos administrare y administración, es totalmente latina, proveniente del verbo administrare, que puede definirse directamente como administrar un bien, administrar en defensa de los intereses de quienes nos confían su patrimonio. También coincide con

Banilla Ríos (2001), quien señala que el significado etimológico de administración, que proviene del latín ad (dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y que significa “el cumplimiento de una función bajo el mando de otro”.

Durante el siglo XIX administración adquirió el significado del sujeto que ejecuta la acción de conducir el Estado, el campo en donde se desarrolla dicha actividad, el aparato y la institución que la ejecuta, el gobierno, el grupo social que dirige el Estado, lo cual fue institucionalizado por el Derecho, particularmente por el derecho administrativo. Por esta razón en la mayoría de países europeos. Por ejemplo en Alemania, España. Francia e Italia.

El vocablo Administración se refería exclusivamente al concepto de administración del Estado o de administración pública; durante todo el siglo XIX fue la ciencia del gobierno.

LA ADMINISTRACIÓN COMO PROFESIÓN

Recientemente se comenzó a considerar si no se debe encuadrar también nuestra disciplina como profesión.

Según Stoner se pueden equiparar las cualidades de un profesional a las de un gerente (la realidad actual hace considerar con un concepto amplio al profesional, como a todo aquel que actúa – independientemente su rama de actividad – con seriedad, conocimientos y sobre todo, gran responsabilidad y contracción a su tarea.

En nuestro país el término profesional reconoce a los que reciben una educación universitaria que lo habilita a ejercer, reconocidamente una determina actividad: arquitecto, médico, abogado, contador público.

Se está generalizando también en nuestro país, que la actividad gerencial debe contener las condiciones de un profesional:

Basar las decisiones sobre determinados principios generales.

Se debe llegar a dicha posición (profesional o gerente) por el resultado eficaz de su desempeño, independientemente de otros factores ajenos al trabajo.

Deberían guiarse por principios éticos y por su propia responsabilidad social, para proteger a sus clientes y a la comunidad en su conjunto.

Se está observando últimamente una tendencia o una necesidad – de profesionalización en el manejo de las organizaciones con o sin fines de lucro.

Asimismo, las tendencias mundiales a partir del manejo de las naciones están presionando, y logrando algunos resultados, al poner en evidencia la necesidad de transparencia y contralor tanto en la administración pública como en la privada.

También se ha llegado a mencionar otra característica del profesionalismo, el compromiso personal con la tarea y la organización a la que pertenece y la dedicación al trabajo, que pretende la excelencia en el desarrollo de su actividad.

Finalmente, queremos transcribir un concepto que, por su contenido abarcativo, define adecuadamente todas las facetas mencionadas. Expresa Solanas "...La administración, que es tanto una ciencia como un arte, técnica y profesión, constituye un cuerpo de conocimientos inherente a las organizaciones que trata de explicar científicamente su comportamiento y proporcionar la tecnología para su gestión exitosa".

Chiavenato agrega: " El profesional que utiliza la administración como modo de vida, puede trabajar en los más variados niveles de una organización desde el nivel jerárquico de supervisión elemental hasta el nivel de dirigente máximo".

También se puede desempeñar profesionalmente la administración como consultoría desde distintas posiciones.

Por un lado, existen grandes estudios de profesionales asesores-consultores, en lo cuales la actividad del graduado se puede realizar paso a paso – como ocurre en empresas – hasta llegar a gerente o socio, siendo algunas de estas consultora, estudio con rubros que pueden ser generales o de especialidades en particular.

Como profesional independiente o asociado con otro colega, también se pueden llevar a cabo tareas de asesoramiento a organizaciones públicas o privadas.

Para ello habrá que elegir la especialización en algún rubro específico, en el cual se sientan con condiciones y vocación, tal como lo expresa Peter Block: poner los mejores deseos en la tarea emprendida, ser auténtico y detectar y satisfacer honestamente las necesidades de cada cliente.

Si bien hace muchos años Medicina y Derecho eran las carreras más demandadas por las empresas y estudiantes, ahora la situación es completamente distinta.

Según un estudio elaborado por los portales peruanos Universia y Trabajando.com , Administración es la carrera más solicitada por las organizaciones, seguida de Contabilidad e Ingeniería Industrial.(Ver infografía ).

En esta lista se incluyen profesiones vinculadas con las nuevas tecnologías y telecomunicaciones, que antes no eran consideradas en el mercado laboral.

Sara Geller, gerenta de Recursos Humanos de Trabajando.com, explica que este cambio se debe a la versatilidad que permiten dichas carreras a las empresas y a los mismos jóvenes.

“Lo que las empresas buscan es que la persona pueda desarrollar distintas actividades a la vez. Ahora se quiere que las carreras sean prácticas”, apunta Geller.

En cuanto al nivel de sueldos, el profesor de la Universidad del Pacífico, Gustavo Yamada, refiere que Ingeniería Civil lidera la lista, seguida de Informática y Administración. Estas tienen ingresos superiores a los US$1.000 mensuales.

LOS PERFILES
Entre las posiciones que se solicitan más están las de asesor y asistente, pero Geller dice que el perfil para estos cargos es más exigente.

“Antes se pedía para el área comercial, por ejemplo, que el asesor tuviera estudios básicos, ahora se solicita un grado superior universitario”, explica.

Al respecto, los sectores que actualmente demandan más trabajadores son los de Comercio, Banca y Seguros.